入库单或出库单保存后自动审核(单据自动审核功能)

免费ERP系统 2018-2-7 22:31:6 知识点滴 次阅读 查看评论

要理解:创管免费生产管理软件中的入库单或出库单保存后自动审核(单据自动审核功能)这个功能,那么需要先了解【审核】是什么意思。【审核】在软件里相当于复核,确认生效的意思。只有当单据审核了之后,这张单据才正式生效。比如,做了一张入库单,入库货品A,10个。当你保存了这张单据之后,系统里就有这张单据了。但是,这时候你去查询库存的时候会发现货品A的库存数量并没有发生变化,也就是并没有把这入库的10个加到库存数量里。而只有当你去点一下这张入库单据上面的【审核】按钮之后,系统才会把这10个货品加到库存数量里,库存数量才会发生变化。所以,【审核】就相当于复核确认的意思。审核了之后的数据才正式生效,才会影响库存。

为什么会这样呢?

首先,正常情况下,做单据的人,和审核人应该是两个人,因为只有这样,才能确认或者容易发现做的单据是否有错误,并且也起到相互监督的作用。这就好比管钱的时候为什么总是一个人当会计做账,一个人管钱当出纳,一定会分开来管理的原因。就是为了相互监督。

说了这么多,大家其实不用想得太复杂,只需要知道:单据必须审核之后才生效。这一句话就可以了。至于为什么,能理解就理解,不能理解就不要去深究了。

但是,由于有些公司,人员有限,所以,一般都不会分得那么细,制单和审核就都由一个人来做了。针对这种情况,为了方便用户快速操作,我们就增加了这个【单据自动审核】的功能。

下面我们就来看一下这个功能具体是怎么使用的。(点击图片可以查看清晰大图

先到【系统管理,系统设置,系统功能设置,入库单设置】里,把【入库单保存后自动审核】这一项打上勾,然后点【保存设置】,这样就开启了这个功能。

随便做一张入库单,然后点击【保存生效】按钮后,系统会自动审核这张单据,并且自动记录审核人是谁。(审核人就是点击保存生效按钮的这个操作员)

下图就是系统自动帮我们审核完成之后的提示,在左下角审核人这一栏,已经自动记录了当前执行些操作的操作员帐号,以及操作时间。

如果没有开启【单据自动审核】功能,单据在保存后是下面这个样子。左下角的审核人这一栏是一个【-】横杠,表示未审核。(有些客户保存了单据,但是没有审核,以至于去查询库存的时候发生库存数量没有变化,一般就是由于没有审核的原因,来看看这里的审核人是不是一个横杠就清楚了)

想让单据生效,我们只需要手工点击一下上面的【审核】按钮,就可以了。审核之后,审核人这一栏会自动变成当前的操作员,并且,库存数量也会发生变化。

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